¿Qué información pide el SAT en una auditoría?

Por la experiencia y acercamientos de muchos de mis clientes, en el ámbito de obligaciones fiscales entiendo que existen dos grandes incertidumbres, la primera consiste en conocer si están cumpliendo debidamente sus obligaciones fiscales y la segunda de conocer cuál información será base para una revisión de una autoridad fiscal como el SAT.

En primer término, respecto a la primera duda puedo decirles que no sabrán si están haciendo las cosas bien, a menos que algún tribunal reconozca de alguna manera que lo están haciendo de la forma correcta, ya sea por haber ganado un Juicio que resuelva justamente el punto toral de la duda, o bien, que apeguen la forma en que cumplen con sus obligaciones fiscales a algún criterio jurisdiccional emitido por un tribunal, como una jurisprudencia, o bien, una sentencia, esto es así, ya que he demostrado ante tribunales que las autoridades fiscales se equivocan en sus razonamientos e incurren en ilegalidades o violaciones constitucionales, por ello, los tribunales son los únicos que podrían imponer un razonamiento para el debido cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Ahora bien, por lo que hace a la información que será base para una auditoría hecha por las autoridades fiscales como el SAT, tengo que decirles que siempre variará dependiendo de cada autoridad fiscal, además del enfoque que tenga dicha autoridad sobre el contribuyente revisado, esto es así, ya que como siempre lo he mencionado, “la autoridad fiscal ya sabe que encontrará desde antes de iniciar una auditoría”, sin embargo, es viable compartirles el siguiente listado que enumeran a los documentos que más se solicitan en una revisión:

1. Documento identificatorio oficial del representante legal de la contribuyente (credencial de elector, cédula profesional, pasaporte, etc.), asimismo, el documento que acredite la posible representación legal; señale el Registro Federal de Contribuyentes y Clave Única de Registro de Población del citado representante legal.

2. Aviso de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, así como cualquier otro aviso de modificación al Registro Federal de Contribuyentes, como son entre otros, el de cambio de domicilio fiscal.

3. Acta constitutiva, así como todos los documentos notariales derivados de esta, incluyendo libros sociales.

4. Papel de trabajo, debidamente firmado por el contribuyente o su representante legal en el que se identifiquen los activos fijos tangibles e intangibles que forman parte de su contabilidad, en archivo Excel que contenga lo siguiente:

• Descripción.

• Monto original de la inversión.

• Fecha de adquisición.

• Estado de conservación.

• Ubicación física.

• Características generales (marca, modelo, serie, color, número de placas, valor aproximado).

• Unidad de medida.

• Cantidad.

• Datos registrales (número de ingreso, libro, número de folio real o mercantil, partida a fojas, sección, valor aproximado del bien y tomo).

5. Libros de contabilidad que conforme a su actividad se encuentre obligado a llevar; Balance General, Estado de Resultados y registros auxiliares correspondientes (por el período sujeto a revisión).

6. Estados de cuenta bancarios y los contratos de apertura de dichas cuentas bancarias, abiertas a nombre del contribuyente, así como el original o copia fotostática de las fichas de depósito y comprobantes de transferencias bancarias (por el período sujeto a revisión).

7. En caso de tener depósitos a cuentas bancarias por concepto de préstamos que le fueron otorgados de instituciones bancarias, personas físicas y/o morales, proporcione original y copia fotostática legible del contrato señalado, además de la siguiente información en archivo Excel:

• Nombre y Registro Federal de Contribuyentes del acreedor.

• Monto del crédito.

• Plazo máximo.

• Periodicidad de las amortizaciones.

• Tasa de interés.

• Indicar la forma en que fueron recibidos los préstamos (fecha, importe, número de cheque, número de cuenta, nombre de la institución bancaria, relación que guarda con su acreedor).

• Indicar la forma en que fueron pagados los préstamos (fecha, importe, número de cheque, número de cuenta, nombre de la institución bancaria, relación que guarda con su acreedor).

8. En caso de haber recibido inversiones, indicar lo siguiente:

• Número de cuenta e institución bancaria de donde proviene la inversión.

• Documentación comprobatoria e informativa del inversionista.

• Registro contable.

9. Contrato o contratos que mediaron operaciones realizadas con clientes y/o proveedores en el período sujeto a revisión, así como los que incidieron con operaciones realizadas en dicho período.

10. Declaración anual del ejercicio normal y complementarias.

11. Declaraciones de pagos provisionales y definitivos mensuales normales y complementarias.

12. Manifestación bajo protesta de decir verdad, sobre la existencia de créditos fiscales, en su caso documentación comprobatoria de la existencia.

13. Declaraciones informativas de operaciones con terceros (DIOT) normales y complementarias.

14. Papel de trabajo por el ejercicio fiscal sujeto a revisión, que contenga la integración del total de ingresos acumulables y del valor de actos o actividades, base de la determinación del impuesto sobre la renta e impuesto al valor agregado que permita identificar cada operación y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, así como a su vez, estén identificadas con los saldos que den como resultado las cifras registradas en las cuentas afectadas, en Excel con las siguientes forma de columnar:

• Fecha.

• Nombre del cliente y/ deudor.

• Importe.

• Impuesto al valor agregado.

• Total.

• Impuesto retenido (en su caso).

• Tipo de documento.

• Número de documento.

• Concepto de la operación.

• Número del documento contabilizador.

• Fecha del documento contabilizador.

• Fecha de pago del cliente.

• Número de cheque y/o transferencia electrónica de fondos, en su caso.

• Número de cuenta e institución bancaria en la cual se depositó el pago correspondiente.

15. Por lo que hace a comprobantes fiscales digitales a través de internet (CFDI, facturas), relación de los folios para la obtención de ingresos, en forma consecutiva, debiendo incluir la totalidad de dichos comprobantes, incluyendo los cancelados, indicando los que fueron efectivamente cobrados y los que están pendientes de cobro, incluyendo los expedidos en períodos anteriores y que hayan sido cobrados por el ejercicio sujeto a revisión, así como la documentación comprobatoria que ampare el pago de los ingresos acumulables, como son fichas de depósito o comprobantes de transferencias de cobros efectuados, pólizas de ingresos, pólizas de diario, etc.

16. Papel de trabajo por el ejercicio fiscal sujeto a revisión, que contenga la integración de las deducciones, así como el impuesto al valor agregado acreditable efectivamente pagado, base para la determinación del impuesto sobre la renta e impuesto al valor agregado correspondiente, que permita indicar cada operación y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, así como a su vez estén identificadas con los saldos que den como resultado las cifras registradas en las cuentas afectadas, en Excel con las siguientes forma de columnar:

• Nombre del proveedor del bien o servicio.

• Registro Federal de Contribuyentes del proveedor del bien o servicio.

• Número del documento contabilizador.

• Fecha del documento contabilizador.

• Concepto de la operación.

• Fecha de expedición del comprobante.

• Número de comprobante.

• Monto de la operación.

• Impuesto al valor agregado de la operación.

• En su caso, retenciones del impuesto al valor agregado e impuesto sobre la renta.

• Total de la operación.

• Fecha de pago del comprobante.

• Forma de pago.

• Número de cheque o número de la transferencia electrónica de fondos en su caso.

• Número de cuenta e institución bancaria de la cual se efectuó el pago correspondiente.

• Señalar si efectivamente la erogación realizada se identifica con actos o actividades gravadas para efectos del impuesto al valor agregado.

17. Por lo que hace a comprobantes fiscales digitales a través de internet (CFDI, facturas), deberá proporcionar relación de folios que amparen las deducciones efectuadas como son, recibos, notas de crédito y notas de cargo que le fueron expedidas por el ejercicio sujeto a revisión, así como la documentación comprobatoria que ampare el pago de dichas erogaciones, como son pólizas de cheque, pólizas de diario, comprobantes de transferencias realizadas, estado de cuenta bancarios, etc.

18. Papeles de trabajo de la determinación de sus impuestos como sujeto directo en materia de las contribuciones federales revisadas en archivo Excel.

19. Informe el nombre, domicilio y Registro Federal de Contribuyentes de las personas que le prestan servicios de contabilidad y/o asesoría fiscal.

20. Indique el nombre y Registro Federal de Contribuyentes del propietario del inmueble en que se ubica su domicilio fiscal, en caso de que sea arrendado exhiba los contratos, recibos y/o facturas correspondientes.

21. Proporcione los avisos de compensación o devolución, así como cualquier otro aviso presentado para efectos de haber solicitado Devolución y/o Compensación de contribuciones a nombre de la contribuyente, por el período revisado.

22. La demás documentación que conforme a su actividad esté obligada a llevar y que considere necesaria para comprobar el correcto cumplimiento de las disposiciones fiscales, referente a las operaciones realizadas durante el período sujeto a revisión.

23. Nombre, Registro Federal de Contribuyentes, correo electrónico y teléfono fijo y/o móvil de las siguientes personas:

• Representante legal, nombrado en términos del artículo 19 del Código Fiscal de la Federación.

• Integrantes del Consejo de Administración o Dirección.

• Administrador único, en su caso.

En relación con lo anterior, quizás les parezca mucha información, sin embargo, eso es sólo para iniciar un procedimiento de fiscalización, es sumamente probable que existan más de dos requerimientos de información en una auditoría, conforme se esté desarrollando ese proceso, ya sea que fuera iniciado mediante una visita domiciliaria, o bien, una revisión de gabinete, con los nuevos requerimientos que la autoridad fiscal realice, irá afinando poco a poco su enfoque, a manera de ejemplo les mencionaré los siguientes dos casos:

1.- Si de la información base señalada con anterioridad, la autoridad llega a percibir alguna anomalía con depósitos y/o transferencias en cuenta bancaria no registrados en contabilidad; los requerimientos posteriores irán perfilados a vigilar esos depósitos y/o transferencias para determinar si son ingresos gravables para impuestos o no, en el peor de los casos, significaría que serían señalados como ingresos y se determinaría el pago los impuestos correspondientes a esos depósitos y/o transferencias.

2.- Otro ejemplo sería, si de la información base enlistada llegan a ver comprobantes fiscales que sean deducciones (CFDI, facturas) sin sustento documental probatorio; los requerimientos posteriores irán encaminados a comprobar la materialidad de las operaciones que amparen esos comprobantes fiscales, en el peor de los casos la autoridad podría determinar que se tratan de operaciones simuladas (compra de facturas), restándoles los efectos fiscales.

Ahora bien, reconozco que la incertidumbre de saber si serán auditados o no, es muy grande, sin embargo, con base en mi experiencia, elabore un test que contiene las llamadas de alerta para la autoridad fiscal que fungen para perfilar a los contribuyentes y en razón de ello, determinar si es viable o no, realizar una revisión de su contabilidad, si lo completas, te dará el porcentaje de probabilidad que tienes de que seas auditado por el SAT, la encontrarás en la siguiente liga https://form.jotform.com/220378595637064.

Además de lo anterior, también se que más vale estar preparado y para que no existan sorpresas, por ello, tenemos una membresía que además de protegerte en caso de una revisión hecha por el SAT, también te brindará contenido valioso para que anticipes las actuaciones de las autoridades fiscales, es común que los miembros que son Contadores Púbicos, Dueños de Negocios y Empresarios, protejan su patrimonio desde antes de que se presente alguna situación con esta autoridad fiscal, además de que este servicio fue hecho con base a las peticiones de todos nuestros clientes que han tenido algún contacto indeseado con una autoridad fiscal.

Hasta pronto.